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Cambiamenti necessari nel settore dei viaggi d’affari: l’intervento dell’AI per superare le criticità

Gestione degli imprevisti nel business travel: sfide e soluzioni

Nel contesto dei viaggi d’affari, dove la precisione e la flessibilità sono essenziali, gli imprevisti rappresentano uno dei principali ostacoli da affrontare. Secondo il SAP Concur Global Business Travel Survey, il 78% dei viaggiatori business italiani ha dovuto modificare l’itinerario a causa di ritardi, cancellazioni o cambiamenti improvvisi nell’ultimo anno. Questi imprevisti non solo generano stress e disagi per i viaggiatori, ma impongono anche una significativa pressione sui travel manager, chiamati a risolvere situazioni critiche con tempestività.

Il 71% dei viaggiatori business preferisce ora aggiungere tempo extra già nella fase di pianificazione del viaggio per gestire meglio le possibili interruzioni. Questa tendenza riflette una consapevolezza crescente della necessità di prevedere margini di sicurezza, mitigando così l’impatto dei cambiamenti dell’ultimo minuto sulle attività lavorative. Tuttavia, nonostante i tentativi di anticipare gli imprevisti, la ciclicità delle frustrazioni derivate da queste interruzioni rimane un problema significativo per i professionisti del settore.

La sicurezza come priorità strategica

Oltre alle sfide logistiche, la sicurezza rappresenta un’altra area critica nei viaggi d’affari. Il 45% dei viaggiatori italiani identifica la sicurezza personale come una delle principali preoccupazioni, seguita dal 39% che espone inquietudini legate a turbolenze politiche o sociali in destinazioni specifiche. Questi timori non solo influenzano le decisioni individuali di accettare o rifiutare un viaggio, ma pongono anche un’onere aggiuntivo sui travel manager, costretti a bilanciare la necessità di mobilità aziendale con la sicurezza dei propri dipendenti.

Inoltre, molti travel manager sperimentano un elevato livello di stress e burn-out a causa della complessità della pianificazione dei viaggi, spesso senza il supporto e la formazione adeguata per affrontare efficacemente queste sfide emergenti. Il report evidenzia che un terzo dei professionisti del settore si sente sotto pressione nel ricoprire un ruolo più strategico, spesso senza il necessario sviluppo delle competenze necessarie.

Il difficile compromesso tra sostenibilità e costi

Un altro dilemma significativo per le aziende è il bilanciamento tra sostenibilità ambientale e contenimento dei costi. Il 12% dei viaggiatori italiani è incline a rifiutare viaggi d’affari a causa dell’impatto ambientale, mentre il 24% afferma che le loro aziende hanno ridotto le spese per opzioni di viaggio più sostenibili nell’ultimo anno. Tuttavia, più di un terzo dei travel manager si trova ad affrontare difficoltà nel proporre soluzioni sostenibili senza un adeguato supporto finanziario. Questo scenario evidenzia l’urgente necessità di politiche aziendali che integrino obiettivi ambientali con una gestione prudente delle risorse finanziarie.

Accesso equo e inclusivo alle opportunità di viaggio

Nonostante la maggior parte dei viaggiatori business italiani (61%) riconosca l’importanza dei viaggi per la propria crescita professionale, una percentuale significativa lamenta una disparità di opportunità. Le barriere includono criteri come l’anzianità (15%), l’età (14%) e il genere (6%), che possono influenzare negativamente l’accesso dei dipendenti a viaggi di lavoro. Questa disparità sottolinea l’importanza di politiche aziendali più inclusive, che dovrebbero promuovere l’uguaglianza di opportunità per tutti i dipendenti, indipendentemente dalle loro caratteristiche personali.

L’AI come catalizzatore per l’innovazione nei viaggi d’affari

L’intelligenza artificiale (AI) sta emergendo come una risorsa potenzialmente trasformativa per migliorare l’efficienza e la sicurezza nei viaggi d’affari. La stragrande maggioranza (96%) dei viaggiatori business italiani esprime un favore verso l’adozione dell’AI per ottimizzare la gestione dei viaggi. Tuttavia, solo il 5% si sente completamente a suo agio nell’utilizzare attivamente queste soluzioni. La principale preoccupazione riguarda la sicurezza dei dati e la gestione dei bias, evidenziando la necessità di investimenti mirati in formazione e infrastrutture tecnologiche sicure.

I leader aziendali potrebbero sfruttare l’AI per semplificare processi complessi come la gestione delle spese di viaggio e le raccomandazioni per modifiche dell’itinerario, migliorando così l’esperienza complessiva dei viaggiatori e riducendo il carico di lavoro per i travel manager. Tuttavia, l’integrazione dell’AI richiede non solo competenze tecniche avanzate, ma anche una strategia ben definita per garantire un’implementazione efficace e sicura all’interno dell’organizzazione.

Bilanciare politiche aziendali con esigenze individuali

Le aziende stanno ridefinendo le loro politiche di viaggio per rispondere alle mutevoli esigenze dei dipendenti, spesso a discapito del comfort personale. Tagli significativi includono la riduzione delle notti di pernottamento per evitare lunghi spostamenti (22%), la preferenza per voli diretti (33%) per ridurre i tempi di trasporto, e l’adozione di opzioni di viaggio in classe business o premium (24%) per migliorare il comfort durante i viaggi. Inoltre, l’incoraggiamento all’uso dei mezzi pubblici rispetto a taxi o car sharing (18%) riflette un impegno crescente verso la sostenibilità ambientale.

Queste modifiche hanno spinto il 71% dei viaggiatori business italiani a prevedere tempo extra per fronteggiare eventuali interruzioni, evidenziando l’importanza di politiche di viaggio che siano contemporaneamente flessibili e resilienti.

Priorità aziendali in evoluzione: una panoramica strategica

Nel perseguire l’ottimizzazione delle operazioni di viaggio, le aziende italiane stanno puntando su tre fronti principali: sostenibilità (33%), flessibilità delle richieste di viaggio dei dipendenti (35%) e riduzione dei costi (32%). Questa triade di obiettivi rappresenta un delicato equilibrio tra le esigenze dei dipendenti chiamati a viaggiare e le necessità finanziarie dell’azienda. Tuttavia, la gestione integrata di queste priorità impone una pressione crescente sui travel manager, chiamati a navigare tra complesse decisioni operative con risorse spesso limitate.

Conclusioni: prospettive future per il business travel

Il sondaggio evidenzia la necessità di un approccio più olistico e strategico nella gestione dei viaggi d’affari, integrando tecnologie avanzate come l’AI con politiche aziendali che promuovano sia la produttività sia il benessere dei dipendenti. L’adozione di soluzioni tecnologiche innovative, insieme a politiche più inclusive e sostenibili, potrebbe non solo migliorare l’efficienza operativa ma anche rafforzare l’attrattività delle aziende come datori di lavoro responsabili e attenti alle esigenze dei loro dipendenti.

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