Obblighi degli intermediari assicurativi sui domini internet: guida pratica
Introduzione al Regolamento IVASS n. 40/2018
Il Regolamento IVASS n. 40/2018 impone agli intermediari assicurativi specifici obblighi relativi alla gestione e alla comunicazione dei domini internet utilizzati per la propria attività. Tali disposizioni si applicano sia ai domini direttamente riconducibili agli intermediari sia a quelli utilizzati dai collaboratori iscritti in sezione E del Registro Unico degli Intermediari (RUI).
Vediamo nel dettaglio quali sono gli adempimenti richiesti e come gestire correttamente le comunicazioni tramite il Portale RUI.
Comunicazione obbligatoria dei domini internet
Nuovi domini o variazioni di quelli esistenti
Gli intermediari devono notificare all’IVASS ogni aggiornamento relativo ai domini internet utilizzati per l’attività di intermediazione assicurativa. Nello specifico, è necessario comunicare:
- L’adozione di un nuovo dominio.
- La modifica o cessazione di un dominio esistente.
Queste operazioni devono essere effettuate esclusivamente tramite il Portale RUI, utilizzando le funzioni dedicate.
Rimozione dei domini non più attivi
In caso di scadenza, dismissione, mancato rinnovo o perdita della titolarità di un dominio, gli intermediari hanno l’obbligo di rimuoverlo tempestivamente dal RUI. Tale operazione si esegue attraverso una modifica anagrafica nel portale.
È fondamentale agire immediatamente non appena il dominio non risulti più attivo, per evitare eventuali sanzioni o irregolarità.
Veridicità e aggiornamento dei dati
Responsabilità degli intermediari
Gli intermediari sono tenuti a garantire la veridicità delle informazioni contenute nei siti internet e nei profili social associati ai domini censiti nel RUI. Questi dati, infatti, devono essere accurati e sempre aggiornati.
L’IVASS monitora con attenzione il rispetto di queste disposizioni e potrebbe adottare provvedimenti sanzionatori qualora gli aggiornamenti non vengano effettuati in modo tempestivo.
Raccomandazioni dell’IVASS
Verifica periodica dei domini
L’IVASS invita tutti gli intermediari iscritti a effettuare un controllo regolare dello stato dei siti internet e dei profili social censiti nella propria pagina Personal RUI. Eventuali modifiche devono essere apportate con sollecitudine attraverso il Portale RUI.
Strumenti e buone pratiche
Per una gestione efficace:
- Effettuare un monitoraggio mensile dello stato dei domini.
- Mantenere una documentazione aggiornata dei domini registrati e delle eventuali variazioni.
- Utilizzare il Portale RUI per segnalare ogni cambiamento in modo tempestivo.
In conclusione, la gestione dei domini internet è un aspetto cruciale per gli intermediari assicurativi, regolamentato con rigore dal Regolamento IVASS n. 40/2018. Rispettare gli obblighi di comunicazione e aggiornamento non solo assicura la conformità normativa, ma rafforza anche la trasparenza e la fiducia nei confronti dei clienti.
Per maggiori informazioni, è possibile consultare il Portale RUI o contattare l’IVASS per assistenza.
